A Norma ISO 9001 certifica os sistemas de Gestão de Qualidade e define os requisitos para a implementação do mesmo. O objetivo desta norma é que os clientes ganhem confiança nos produtos/serviços oferecidos pelas empresas, uma vez que estes são criados de forma continuada e consistente. Quando uma empresa certifica esta norma consegue obter a tão conhecida ferramenta de qualidade: o ciclo de PDCA. O ciclo de PDCA é uma ferramenta de qualidade que tem como intuito facilitar a tomada de decisão com a finalidade de garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência das empresas.
O PDCA significa PLAN – DO – CHECK– ACT (Planear, Executar, Verificar e Atuar). Este modelo foi criado pelo engenheiro Walter Andrew Shewhart, na década 20, no entanto, ficou mais conhecido pelo professor americano William Deming, que é considerado o pai do controlo de qualidade nos processos produtivos.
Este ciclo é considerado mais propriamente uma ferramenta de gestão do que uma metodologia ou pensamento. O PDCA é um dos métodos mais conhecidos para ajudar a implementar um planeamento estratégico eficiente nas empresas.
Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos, sendo eles:
1. Perceber a dificuldade;
2. Localizar o problema;
3. Definir o problema;
4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver através do raciocínio as influências sugeridas;
5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.
Como aplicar este ciclo na sua empresa?
Primeiramente é importante perceber que se trata de um ciclo. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planeadas e praticadas continuamente com o intuito de melhorar o resultado.
Por norma as etapas (Planear, Fazer, Verificar e Atuar) seguem esta ordem, mas existe a possibilidade de sofrerem alterações, dependendo do objetivo estabelecido por cada entidade.
1ª Etapa – Planear – Nesta primeira fasesão definidos os objetivos de cada processo até chegar ao produto/serviço final pretendido pelo cliente.
Esta fase é composta por 5 estágios:
- Identificação do problema
- Estabelecimento de objetivos
- Análise do fenómeno
- Análise do processo
- Plano de ação
No fim desta fase de planeamento tem de estar definidos os seguintes pontos:
- Quem é o responsável pelo processo
- Quais são as saídas produzidas pelo processo
- Quais são os eventos que promovem a atividade do processo
- Onde se executa o processo
- Riscos e oportunidades do processo
2ª Etapa – Fazer – Com o planeamento já pronto e detalhado na primeira etapa, chega a hora de o colocar em prática. Esta é a fase da execução do plano e considerada a etapa mais importante do ciclo.
3º Etapa – Verificar – Este terceiro passo consiste em duas fases: monitoriza e avaliar. Através de ferramentas próprias, verifica-se se existem eventuais erros ou falhas ao longo do processo.
4ª Etapa – Atuar – Esta é a última etapa do ciclo. Nesta fase são tomadas decisões e ações corretivas com base no que foi analisado anteriormente. Ou seja, nesta fase são corrigidos erros e falhas que possam ter sido encontrados no processo do ciclo. De seguida, começa tudo de novo. O PDCA deve ser retomado sempre que as práticas e processos sejam melhorados.
A importância do ciclo PDCA para as empresas
O ciclo PDCA permite melhorar consideravelmente os resultados obtidos pela gestão de qualidade. As metas podem ser atingidas com maior facilidade e rapidez, o que provoca motivação na equipa de trabalho, uma vez que tem maior foco e dedicação nas tarefas desempenhadas.
“Coisas incríveis no mundo dos negócios nunca são feitas por uma única pessoa, mas sim por uma equipa.” – Steve Jobs