Aprenda a gerir o seu tempo e a ser uma pessoa mais produtiva

“Era uma vez um jovem trabalhador chamado Frederico. O Frederico era extremamente dedicado ao seu trabalho, a viver uma vida na correria e a fazer horas extras todos os dias, sem nunca definir as tarefas diárias que tinha para executar. Todos os dias de trabalho, o Frederico acabava por acumular e-mails, documentos, pastas, arquivos, e por ter o seu ambiente de trabalho sempre desorganizado. Chega um certo momento em que o Frederico começa a sentir-se frustrado e stressado, porque não consegue terminar todas as suas tarefas, mas especialmente, porque não consegue fazer o que realmente é importante para ele. Há anos que o jovem tem o sonho de tirar um curso de cozinha e não consegue, não consegue fazer desporto como tanto gosta, não tem tempo de qualidade para estar com a família e amigos, entre tantas outras coisas. O Frederico já experimentou fazer listas de tarefas, onde definia 30 tarefas diárias e apenas conseguia executar 10. A realidade do Frederico é a realidade de muitos de nós.”

A tríade do tempo é um conceito formado por três esferas, que juntas determinam a forma como utilizamos o nosso tempo.

Esfera dos Fatores Urgentes – Estas são as tarefas que temos por hábito dizer que são para ontem. Aquelas tarefas que nos geram stress e ansiedade, consequência das quais acabamos frustrados ao final do dia de trabalho.

Como reduzir a esfera dos fatores urgentes?

  1. Planeamento;
  2. Dizer “Não”;
  3. Delegar tarefas.

Esfera dos Fatores Circunstanciais – Esta esfera representa as tarefas que fazemos no nosso dia-a-dia que não nos acrescentam valor. Por exemplo: reuniões desnecessárias, estar com pessoas que não queremos, passar horas em frente à televisão, o scroll nas redes sociais, entre outras.

Esfera dos Fatores Importantes – A tarefas importantes são de facto aquelas que trazem resultados para as nossas vidas. São importantes para nós próprios e não para os outros. Estão ligadas pelo menos a um dos nossos 4 corpos: físico, mental, emocional ou espiritual. Aqui podemos dar como exemplo o exercício físico, cuidar da saúde, meditar, projetos, tempo em família, pintar, tirar um curso, entre outras.

A esfera das tarefas urgentes e das tarefas circunstanciais vai estar sempre presente no nosso quotidiano, o objetivo é tentar reduzi-las ao máximo possível.

E qual a solução? Como reduzir estas esferas?

A metodologia da tríade é simbolizada por uma estrela de 5 pontos, em que cada ponto representa um a etapa do método. Estas etapas são sequenciais e cíclicas, ou seja, é um processo contínuo e que procura a melhoria constante.

  • Identidade – O autoconhecimento. Sabermos o que faz sentido para a nossa vida, quem são as pessoas que nos acrescentam valor, qual o nosso propósito ou missão.
  • Metas – Estabelecer objetivos. Definir onde queremos chegar, que metas queremos atingir na nossa vida. Os objetivos podem e devem ser definidos a curto, médio e a longo prazo.
  • Planeamento – Não basta sabermos onde queremos chegar, mas também, como chegar à nossa meta. Para isso é importante que seja feito um planeamento semanal geral, e um planeamento diário. Coloque horários e a duração de cada evento, mas seja realista e flexível. Deixe tempo de sobra para as tarefas urgentes e circunstanciais que possam surgir, de forma a prevenir a frustração e stress.
  • Organização – Todos os dias somos invadidos com e-mails, documentos, pastas e outros materiais. São muitas as pessoas que desperdiçam a sua energia pela sua falta de organização. Arrumar e limpar o seu espaço de trabalho é essencial para ser uma pessoa mais produtiva.
  • Execução – Faça uma lista de tarefas com apenas o que realmente precisa de fazer. Não vale a pena fazer uma lista super extensa, onde não irá conseguir executar nem metade das tarefas, e irá acabar por ficar frustrado(a). É muito importante priorizar as atividades. Deixe as tarefas mais “stressantes” para a parte da manhã, será assim mais fácil sentir algum alívio pelo fim do dia. Tenha foco, e passe apenas para a tarefa seguinte quando a que se encontra a realizar estiver concluída.

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